Når man modtager beskeder fra en forretningspartner, prøver mange at svare på den modtagne anmodning så hurtigt som muligt for ikke at lade partneren vente. Og dette er korrekt - i dette tilfælde betyder tiden ofte noget, hvilket er svært at overvurdere. Men uden at tænke for meget på svarets form, er det kun få, der tror, at ved at gøre dette kan det give et slag mod virksomhedens omdømme.
Instruktioner
Trin 1
Til at begynde med skal du omhyggeligt studere spørgsmålene i modpartens brev. Forbered et kort svar på hvert emne, hvis der er mere end et. Fortsæt nu med designet af brevsvaret på anmodningen. For at gøre dette skal du tage firmaets brevpapir med logoet og firmaoplysningerne trykt på det. Hvis dette ikke findes, skal du skrive overskriften på brevet og angive de nødvendige oplysninger i det manuelt. At placere detaljer i et brev er meget værdifuldt for din forretningspartner. Ved at tilbyde dem i hver besked redder du ham fra behovet for at søge efter dem i en bunke papirer eller computerfiler hver gang samt fra behovet for at fremsætte en separat anmodning om detaljer, hvis han ønsker at udarbejde en ny kontrakt eller betale en faktura.
Trin 2
Skriv oplysningerne om adressaten for brevet i øverste højre hjørne. Her angives organisationens navn, stillingen til forfatteren af anmodningen og hans fulde navn. Tværtimod, i venstre hjørne skal du vælge linjerne for det udgående nummer, som tildeles dokumentet ved registrering og datoen. I dette tilfælde er navnet på dokumentet ikke skrevet. Start med det samme ved at adressere efter navn og patronym, efter ordet "Kære". I den materielle del af brevet vil de første ord være "Som svar på dit brev informerer vi dig" (anmodning, anmodning osv.). Skriv derefter alle de forberedte svar ned punkt for punkt, og følg den sekventielle nummerering, der var i det oprindelige bogstav.
Trin 3
I den sidste del skal du udtrykke din anmodning, ønske eller krav, idet du husker at overholde en respektfuld tone, forretningsstil og være læsefærdig. Afslut brevet med ordene "Venlig hilsen" og angiv dit navn og din position. Derudover skal du skrive her dit telefonnummer til kommunikation og e-mail, hvis du vil modtage et svarbrev eller kommentarer til hvad der blev sagt i brevet.
