Kommercielt tilbud, beskrivelse af tjenester og muligheder for samarbejde er fortsat et populært reklameværktøj, når man kommunikerer med potentielle partnere. Samarbejde med en virksomhed betyder afvisning for alle andre - og det er vigtigt at skrive et brev korrekt for ikke at miste lovende kontakter
Hvorfor afvises tilbuddet?
Som regel er et kommercielt tilbud den første fase af forhandlingerne: klienten har endnu ikke besluttet, hvem han vil arbejde med, leverandører eller entreprenører venter på hans beslutning og forsøger at tiltrække sig opmærksomhed. Kommercielle tilbud sendes i snesevis - dette er en mulighed for at vise dig selv i det bedste lys, beskrive alle dine muligheder og skabe et godt indtryk på en potentiel partner. Så snart beslutningen er truffet, sendes alle de modtagne forslag til mappen med potentielle kontakter, hvis du er nødt til at skifte entreprenør - og i denne situation er det vigtigt at komponere et afvisningsbrev korrekt, samtidig med at muligheden for gentagelse bevares kontakt.
Etiske afslag
I et brev med afslag er det vigtigt at vise respekt for samtalepartneren - hans forslag var værdig, han brugte tid på at diskutere detaljerne, omend ikke kronet med indgåelsen af en aftale, og forventer en beslutning fra dig, endda en negativ.
Afslaget foretages på virksomhedens brevpapir i elektronisk eller papirform afhængigt af situationen. Forretningskommunikationsstandarder kræver, at den udpegede emnelinje er neutral uden negativ - sætningerne "Svar på dit forslag", "Om samarbejde", "Om arbejde" er passende. Vælg det emne, som adressaten brugte i sit brev. Det er uønsket at bruge automatiske svaremner til e-mails, f.eks. "RE: Kommercielt tilbud", så der ikke er nogen følelse af uopmærksomhed over for adressaten.
Der er ikke noget nyt i at tale til samtalepartneren om denne type bogstaver - det tilrådes at bruge navnet og patronym, hvis du kender dem, med tilføjelsen af ordet "Kære". I slutningen af appellen anbringes et udråbstegn eller et komma afhængigt af din virksomheds standarder for bogstavformular. Et andet vigtigt element i en skriftlig afvisning er et link til et tilbud, der er kommet til dig, og som du faktisk afviser. Det er bedre at indsætte linket i begyndelsen af brevet umiddelbart efter anmodningen - "Som svar på din anmodning fra 08/06/12 …", "Til det kommercielle tilbud fra 9. maj …".
Det er bydende nødvendigt at udtrykke beklagelse for afslaget. Hvis dokumenter eller informationsmateriale var vedhæftet brevet med et kommercielt tilbud, skal du angive, at du har modtaget dem og gjort dig bekendt med dem - for eksempel “Tak for en detaljeret præsentation, vores specialister har læst de leverede oplysninger, men desværre er tvunget til at nægte dine tjenester . Glem ikke at angive årsagen til afslag, hvis du har tilladelse hertil - for eksempel hvis tilbuddet ikke opfylder betingelserne i tilbuddet. Valget af et mere fordelagtigt tilbud som en årsag til afslag fremsættes traditionelt ikke.
