Virksomhedskorrespondance har funktioner, der adskiller den fra private beskeder. Den officielle kommunikationsstil, adressering ved navn og patronym, overholdelse af reglerne for stavning og tegnsætning er grundlaget for et korrekt forretningsbrev.
Instruktioner
Trin 1
Det er bedre at starte brevet med ordene "Kære (r) …". Hvis du har brug for at kontakte en person, der er højere i rang, skal du sørge for at gøre det ved navn og patronym. Når du kommunikerer let i livet, skal du opretholde en officiel tone i forretningskorrespondance. Hvis brevene pludselig kommer til administrerende direktør, vil han blive ubehageligt overrasket over at se en hilsen som "Hej, bro."
Trin 2
Når du henvender dig til en person, skal du skrive med stort bogstav: dig, dig, din, dig osv. Flere referencer er altid små bogstaver.
Trin 3
Brevets tone skal være seriøs og diskret. Gå ikke dybt ind i en detaljeret beskrivelse af arbejdsgange, skriv til punktet. Fjern ikke dyrebar tid fra samtalepartneren ved at fortælle de detaljer, han ikke har brug for.
Trin 4
Brug standardskrifttyper og sort, når du skriver. Regnbue-farvet tekst er ikke let at læse. Hvis du vil fremhæve en sætning, skal du skrive foran den "Jeg henleder din opmærksomhed, at …".
Trin 5
Brug ikke humørikoner. De er kun relevante i venlig korrespondance. For hende er det bedre at efterlade en humoristisk tone og slangudtryk ("sæbe" - e-mail, "programmør" - en programmør osv.)
Trin 6
Start dit brev ved at angive essensen af problemet. Først så still alle dine spørgsmål.
Trin 7
Prøv at få 1/3 A4-ark i tolvte skrifttype. Store bogstaver er svære at læse. De læses ofte ikke til slutningen, eller der springes hele afsnit over. Hvis du har brug for at skrive om meget, skal du opdele oplysningerne i flere meddelelser.
Trin 8
Bedste afslutning på et forretningsbrev "Med venlig hilsen, for- og efternavn." Hvis du kommunikerer via e-mail, skal du sørge for at skrive en signatur, der ledsager alle breve. Der burde være:
- efternavn, navn, om nødvendigt - patronymisk
- position
- Firmanavn;
- adressen;
- telefon;
- yderligere oplysninger - slogan, ønske osv., hvis det leveres af virksomhedens stil.
Trin 9
Kontroller tegnsætning og stavemåde. Hvis du ikke er sikker på kommaerne, skal du konstruere sætningen forskelligt eller opdele den i to. Det er bedre at erstatte et mistænkeligt ord med et synonym.
