Enheden til interaktion med medierne er ikke altid indledningsvis inkluderet i organisationens organisationsstruktur. Beredskabet til at arbejde i medieområdet kommer med udviklingen af organisationen. I sådanne tilfælde skal den hyrede pressesekretær organisere pressetjenesten fra bunden og etablere sit systematiske arbejde.
Hvis organisationen aldrig har arbejdet inden for medier før, skal den nyansatte kurator for pressetjenesten gennemgå seriøs uddannelse inden for følgende områder:
- valg af nøglehøjttalere;
- etablering af arbejde med strukturelle enheder for at give oplysninger, der er egnede til offentliggørelse i medierne;
- pressetjenestens tekniske udstyr og den første medieplan
Fra ledelse til medier
Hvert af de udpegede punkter kan tage lang tid at gennemføre fuldt ud. Men hvis vi taler om prioriteter, skal det vigtigste være søgningen efter organisationens nøgletalere. For at tiltrække medierne og få dem til ikke kun at se en annoncør i organisationen, men også en informant, vil det være nødvendigt at arbejde med organisationens ledere. Blandt dem - generaldirektøren, kontoret for stedfortrædere, afdelingschefer og afdelinger i områder. Disse mennesker skal klart forstå behovet for at kommunikere med medierne, forstå vigtigheden af hver kommentar og systematisk arbejde på dette område generelt.
Ofte, selv den mest interesserede i medieaktivitet, føler højttaleren akavet og flov, når han kommunikerer med journalister. Fjernelse af disse barrierer er kuratoren for pressetjenesten. Dette kan gøres ved at demonstrere et pressedossier med eksempler på de bedste offentlige optrædener af allerede kendte mediefigurer.
Interne informanter
Ud over ledelsen skal alle institutledere og afdelinger informeres om virksomhedens mediamål og mål. Det er bedre at gøre dette under det næste møde, hvor ledelsen skal sætte opgaven med at give fuld information til pressetjenesten. Alle teammedlemmer skal forstå, at dette ansvar ikke er et indfald fra pressesekretæren, men en ny strategisk opgave for ledelsen.
For at etablere produktiv interaktion med afdelinger er det nødvendigt uden at vente på, at der gives information, at forsøge at fordybe sig i deres arbejde indefra. Kvartalsrapporter fra afdelinger, kommunikation med ledelsen og direkte eksekutører hjælper med dette. At være venner med alle og være åben for nye oplysninger er en af nøglerne til et effektivt arbejde i pressetjenesten.
I processen med at arbejde med visse segmenter af virksomheden kan det være svært at give information løbende. Ofte skyldes dette ansættelse af afdelingsspecialister i den direkte arbejdslinje. Det er uproduktivt at skjule vrede over, at kolleger anser virksomhedens informationsopgaver under hovedansvaret. Derfor er det værd at rejse spørgsmålet om at oprette interne regler for indsendelse af information med en bestemt frekvens. Og for at interne virksomhedsrelationer ikke lider under dette, bør pressesekretæren kontakte afdelingsledelsen direkte med en anmodning om at give direkte adgang til information til behandling, så de ikke overbelaster afdelingens medarbejdere med arbejde. Typisk hilser ledere disse initiativer velkommen.
Det første skridt til omtale
Når den interne forberedelse er slut, begynder stadiet med at nå det offentlige niveau. Dette vil kræve undersøgelse af massemedier, som potentielt kan blive medieplatforme til offentliggørelse af oplysninger om virksomheden. Afhængigt af de strategiske mål bør pressesekretæren ikke være begrænset til specialiserede publikationer. Blandt potentielle informationspartnere kan man sikkert inkludere nyhedsbureauer på det lokale, regionale og føderale niveau, tv, radio osv.
Undervurder ikke platformene, som, selv om de ikke har status som et medie, ofte overgår deres informationskolleger i effektivitet. Disse er bloggere, grupper og samfund på sociale netværk, informationssider osv.
Det vil ikke være overflødigt at tænke over virksomhedens aktivitet på sociale netværk uden mellemled. Ingen kan klare denne opgave bedre end et pressecenter, der kender virksomhedens arbejde indefra og ude.
Parallelt med det forberedende arbejde skal pressesekretæren opstille en liste over de nødvendige tekniske midler til arbejdet. Ud over standardsættet med kontorartikler er dette et kamera, en stemmeoptager, harddiske til lagring af materialer.
Den første medieplan - virksomhedens offentliggørelsesstrategi for den nærmeste fremtid - skal udarbejdes med forventning om, at medierne vil være forsigtige med information fra en tidligere ukendt kilde. Dette kan først forklare et stort antal publikationer på kommerciel basis. Slutdetaljerne skal aftales med den øverste ledelse.
