De rapporter, vi skal skrive på arbejdspladsen, er forskellige. Efter hyppighed kan de være ugentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige. De to første er de mest bekvemme til operationel kontrol, styring og analyse. Kvartalsrapporter giver en analyse af aktiviteterne i en afdeling eller virksomhed og præsenterer resultaterne for det aktuelle kvartal. Årsrapporter udarbejdes normalt til den øverste ledelse og indeholder fulde analytiske beregninger for alle typer virksomhedsaktiviteter. Hvordan skriver jeg en operationel rapport om arbejdet?
Instruktioner
Trin 1
Hvis rapportens hyppighed er ugentlig eller månedlig, skal du sørge for at planlægge skrivningen og tage den i betragtning i din arbejdsplan. De, der ikke kan lide at skrive rapporter, har simpelthen ikke planer om at skrive dem, så de har altid ikke nok tid til dette. Det er bedst at skrive din rapport kontinuerligt, markere udførte opgaver og gerninger og føre dem i en speciel dagbog. Hvis du bruger 5 minutter dagligt, behøver ugens rapport ikke at være mere end 10 minutter.
Trin 2
Hold din månedlige eller ugentlige arbejdsrapport kort og klar. Angiv specifikke sager og specifikke tal, der karakteriserer din arbejdsproduktivitet. Hvis den blev reduceret betydeligt i sammenligning med den foregående periode, skal du i din rapport angive de objektive årsager til regressionen og bede myndighederne om at kommentere dette for at henlede opmærksomheden på problemet, hvis løsning ikke kun afhænger af dig. Dette vil være en slags "strå", som du lægger i sengen i tide.
Trin 3
Skriv ikke flere rapporter end en side. Hvis du har lidt tid til at skrive det, har ledelsen heller ikke tid til at læse de lange papirer fra en person, der ikke er i stand til at koncentrere sine tanker og kort præsentere resultatet af sit arbejde. Du risikerer simpelthen at blive undervurderet, fordi chefen ikke har tilstrækkelig styrke til at læse om alle dine arbejdskraftudnyttelser, som du næppe har formået at udføre i en arbejdsuge eller måned.
Trin 4
Opbygningen af informationen skal være ensartet i hele dokumentet. Tænk over det, måske vil det være mere praktisk at udarbejde sådan rapportering i tabelform.
