En PR-manager skal være vidende om sit job. Dette forklarer behovet for at vedligeholde arkiver med vigtig information, der kaldes pressedossierer eller mediedossierer.
PR-leder arkiv
Der indsamles et pressedossier for alle vigtige nyheder, personer og begivenheder, der direkte eller indirekte påvirker organisationens omdømme.
Det er optimalt at opbevare separate arkivskabe i henhold til:
- regelmæssige og engangsbegivenheder: udstillinger, seminarer, rundborde, møder og forretningsmiddage;
- nøglepersoner, opinionsledere, allierede i organisationens position og dens modstandere
- emner, der regelmæssigt dækkes af PR-tjenesten. Det er vigtigt ikke kun at indsamle organisationens eget materiale, men også offentlig reaktion, redaktionelt materiale, ekspertkommentarer osv.
- branchemedier og journalister.
Et pressedossier, som ethvert arkiv, bør være en dynamisk informationsbase, hvor information regelmæssigt opdateres, og der indsamles omhyggeligt nye oplysninger.
Indsamlingsteknik
På den tekniske side kan pressedossieret udskrives eller elektronisk. For at minimere arbejdet med pressedossieret er det oftest tilladt at have begge supplerende arkivmuligheder.
Pressedossieret inkluderer publikationer i medierne, PR-tjenestens eget materiale. For personer, biografier, fotos, personlige data (med personens tilladelse) bruges personlige kontaktoplysninger og telefoner fra assistenter. Det er vigtigt at sammensætte pressedossieret til begivenhederne fra begivenhedens programmer, beslutninger, deltageres udlevering og arrangørernes kontakter.
En særlig plads i pressedossieret er besat af information om medierne og journalisterne. En PR-specialist skal lave en detaljeret beskrivelse af hvert specialmedie, uanset om organisationen i øjeblikket interagerer med redaktionen eller ej. Rådataene skal omfatte information om cirkulation (hvis det er en trykt publikation), deltagelse (til internetressourcer), information om grundlæggerne, administrerende direktør, redaktøren og branchens journalister.
Fødselsdatoerne for alle mediepartnere, uanset hvilken position de indtager i det redaktionelle hierarki, vil aldrig være overflødige. En almindelig medarbejder og lederen af et mediefirma vil være lige så glade, hvis PR-tjenesten i en venlig organisation lykønsker dem med et lille postkort eller en frodig buket blomster. Oplysninger om journalister er bedst begrænset til organisationens informationskompetence. Hvis PR-tjenesten har forberedt og afleveret en analytiker i organisationen til korrespondenten til forberedelse af materialet, skal du lægge mærke til dette i pressedossieret. Dette vil gøre det lettere at kende udgangspunktet for bevidsthed blandt kolleger med gentagen kontakt.
Udfyldningen af pressedossieret er direkte relateret til det omfang, PR-tjenesten omhyggeligt analyserer medierne. Så snart en ny artikel vises om et emne tæt på aktiviteterne i PR-lederens organisation, skal den medtages i pressedossieret. Du skal også gøre med videohistorier, forfatterkolonner, optegnelser over autoritative bloggere og anden information.
Adgang til pressedossier
Hvis der dannes et pressedossier over en lang periode, vises der ofte ud over information fra åbne kilder en såkaldt insider i den. Insideroplysninger kaldes normalt information modtaget fra uofficielle kilder, der endnu ikke er blevet bekræftet offentligt. Officielle repræsentanter for organisationer kan opbevare sådanne oplysninger i "ingen kommentar" -status i lang tid, og derfor skal PR-lederen en gang i pressedossieret huske behovet for at begrænse adgangen til arkivet for tredjeparter.
Et andet incitament til at begrænse adgangen til pressedossierer er personoplysninger, som ofte suppleres med oplysninger om personer. Det er vigtigt at huske dette, når du kontakter andre medarbejdere i organisationen, PR-specialister fra andre organisationer og andre interesserede parter. Pressedossieret er primært udviklet til intern brug af organisationen.
Dette forklarer også behovet for at installere yderligere sikkerhedssystemer for at forhindre informationslækage. Det er vigtigt at samle papirmaterialer i mapper, hvis adgang dertil bør være strengt begrænset. Elektroniske databaser skal være tilgængelige for ansatte i PR-afdelingen efter anmodning - for organisationens ledelse, men lukket for en bred vifte af virksomhedsoplysninger.
