Når man forbereder et fælles projekt mellem forskellige organisationer eller divisioner i en virksomhed, er det ofte nødvendigt at diskutere individuelle detaljer og betingelser for implementering. I dette tilfælde lanceres en koordineringsmekanisme, der giver mulighed for under hensyntagen til parternes interesser at udarbejde en fælles holdning på hele listen over emner. Udformningen af et sådant brev er underlagt de generelle love om kontorarbejde, men det har nogle særlige forhold.
Instruktioner
Trin 1
Forbered en liste over emner, der skal aftales. Som regel er et brev, der indeholder sådanne betingelser, et uafhængigt dokument forud for indgåelsen af hovedkontrakten. I nogle tilfælde kan det bruges som et internt dokument, der er nødvendigt for at udvikle en generel løsning og kræve bekræftelse på berettigelse fra forskellige tjenester (sikkerhed, juridisk, økonomisk, design osv.). I andre tilfælde er det parat til at diskutere kontroversielle spørgsmål med partnerorganisationer i arbejdet med et fælles projekt.
Trin 2
For at udarbejde et appelbrev til en modpart har du brug for dens detaljer og de betingelser, der er underlagt aftale. Begynd brevet med at specificere adressaten i øverste højre hjørne (navn på partnerorganisationen, titel, efternavn og initialer på den ansvarlige). Her informeres kort emnet for brevet "ved godkendelse …". I dette tilfælde behøver du ikke at skrive navnet på dokumentet. Den første sætning af brevet er en appel ved navn og patronym til den person, der er ansvarlig for udviklingen af den del af projektet, som deres organisation leder. Selvfølgelig ikke glemme at tilføje ordet "Kære". Bed derefter om at overveje de foreslåede betingelser, give en liste over dem og træffe en beslutning om godkendelse.
Trin 3
I den sidste del af brevet informeres fristen, inden for hvilken det er nødvendigt at gennemføre aftalen og foretage de nødvendige ændringer eller acceptere forslaget fuldt ud. Dette efterfølges af datoen for brevet, den ansvarlige persons underskrift og dets udskrift i parentes.
Trin 4
Bemærk, at godkendelsesbrevet enten kan være hoveddokumentet, der sikrer betingelserne i den foreløbige aftale, eller et ledsagende. Brevet, hvortil godkendelsesprotokollen eller andet dokument i form af en liste eller liste vil blive vedhæftet, skal indeholde punktet "Appendiks". Navngiv de vedhæftede dokumenter (der tidligere har nummereret dem), som parterne har foreslået at blive enige om.
