Der er en opfattelse af, at et møde er en begivenhed, der kan forberedes spontant. Faktisk kræver denne form for forretningsinteraktion seriøs administrativ uddannelse.
Emne for mødet
Årsagen til mødet skal formuleres af initiativtager. På ingen måde er altid den vigtigste deltager i mødet i denne egenskab. Baseret på det faktum, at møder kan være internt og med inddragelse af en bred vifte af inviterede, er det vigtigt at definere emnet på en sådan måde, at det kan tiltrække alle de mennesker, der er nødvendige for dialogen.
Typisk håndteres den tekniske formulering af emnet af det administrative personale eller direkte af mødesekretæren. Dagsordenen for mødet følger af det givne emne. Dette dokument inkluderer alle de emner, der er planlagt til diskussion. Efter forudgående aftale tildeles en højttaler til hvert spørgsmål, som får en tidsfrist for sin tale uden at tage hensyn til debatten. Diskussionens varighed er fastlagt på dagsordenen separat.
For at få en bedre forståelse af problemerne vil det ikke være overflødigt at forberede et uddelingsark, der indeholder korte referencer, statistikker eller anden informativ information. Sekretæren forbereder sådant materiale med hver højttaler separat.
Den sidste fase af dokumentforberedelsen er udviklingen af udkast til beslutninger om hvert emne. Dette dokument repræsenterer ordførernes foreslåede løsninger baseret på diskussionen. De optager de sidste sætninger præsenteret af højttalerne. Hvis deltagerne ikke er enige med muligheden i udkastet til beslutning, korrigeres dokumentet af sekretæren.
Inviterede personer
Dagsordenen bestemmer i vid udstrækning den omtrentlige liste over personer, der skal opfordres til at behandle de rejste spørgsmål. Så en produktiv måde er at invitere folk, der har det modsatte synspunkt med højttaleren. I dette tilfælde fungerer mødet som et "rundt bord" for parterne i den omstridte situation.
Mødedeltagere informeres efter enhver tilgængelig metode - et telefonopkald, e-mail eller en personlig invitation. Hele dokumentpakken skal afleveres på forhånd til alle deltagende personer, så de har mulighed for at gøre sig bekendt med materialerne på forhånd.
Gennemførelse af et møde
En sekretær skal deltage i mødet. Hans opgave er at udarbejde en protokol efter diskussionen. Ved udarbejdelsen af dokumentet er det ikke den ordrette nøjagtighed ved registrering af diskussionen, der er vigtig, men afspejling af nøgletaler og specifikke forslag.
For at udelukke mulige uoverensstemmelser er det bedre at registrere mødets forløb på en diktafon. Alle deltagere skal informeres om optagelsens start.
