For at organisationen kan fungere effektivt, skal lederen udvikle et internt kontrolsystem. Det hjælper med at forbedre kvaliteten af arbejdet for alle teammedlemmer.
Nødvendig
Charter, kontrolkort, langtids- og planlægningsplaner, beslutningskompetencer, evnen til at tage højde for fejl
Instruktioner
Trin 1
Beslut, hvem der nøjagtigt skal udføre intern kontrol i din virksomhed. Disse kan være både administrative medarbejdere og en oprettet specialiseret intern kontroltjeneste. Dit valg afhænger af antallet af medarbejdere i din underordning.
Trin 2
Lav en af hoveddelene af kontrollen med, at medarbejderne overholder de interne arbejdsregler. Kun med klar disciplin vil det være muligt at sætte specifikke mål samt planlægge aktiviteter for at nå dem. Derudover vil sådanne regler hjælpe med at regulere medarbejderansvar.
Trin 3
Indarbejd de interne arbejdsmarkedsregler i institutionens charter, som er hoveddokumentet for alle medarbejderes aktiviteter. Hver af dem skal gøre sig bekendt med chartret mod underskrift. På denne måde bekræfter medarbejderne, at de kender alle de regler, som de skal styres af i deres arbejde.
Trin 4
I kontrolsystemet skal du være meget opmærksom på kvaliteten af det arbejde, de ansatte udfører. For at gøre dette skal du udvikle kontrolkort, som skal afspejle det maksimale antal kriterier for vurdering af arbejdskraftsresultater. I dette tilfælde udarbejdes kort separat for hver retning af institutionens aktiviteter. For eksempel et kort til overvågning af kokkeaktiviteter, et kort til overvågning af aktiviteterne i en lægevirksomhed osv.
Trin 5
Sørg for at informere alle medarbejdere om, at deres arbejdsproces overvåges i forhold til specifikke evalueringskriterier. Annoncer også listen over disse kriterier, så hver medarbejder ved, hvad der nøjagtigt bliver bedt om ham til sidst. Gør desuden resultaterne af vurderingen af hvert medlems teams præstation til en del af incitamentsystemet. Dette vil have en positiv effekt på kvaliteten af arbejdet generelt.
Trin 6
Gør kontrol med regnskabstjenesten til et særskilt punkt i den interne kontrol. På denne måde vil du være opmærksom på de økonomiske strømme i organisationen og være i stand til at bruge de modtagne oplysninger i langsigtet planlægning. Derudover vil det at have økonomiske oplysninger hjælpe dig med at kende organisationens rentabilitet som helhed.
Trin 7
Baseret på resultaterne af kontrollen udvikles en plan for at eliminere mangler i virksomhedens aktiviteter. Der foretages justeringer af langsigtede planer og kalenderplaner samt for processen med økonomisk og materiel støtte. Derudover udvikles anbefalinger til forbedring af arbejdskvaliteten for hver tjeneste, og der udnævnes ansvarlige personer. Gennemførelsen af disse anbefalinger er også underlagt overvågning.
